Automatisierter Bedarfsanforderungs-prozess

Durch das Überarbeiten des Geschäftsprozesses „Bedarfsanforderung“ wollte unser Kunde, ein internationales Unternehmen der Automobil-Branche, Durchlaufzeiten verringern und zugleich die Transparenz verbessern. Das Industrieunternehmen entwickelt und produziert Produkte für die Autoinnenausstattung sowie weitere Komponenten für die weltweite Automobilindustrie. Durch die vielen unterschiedlichen Automodelle am Markt sowie die häufigen Variantenänderungen, muss das Unternehmen seine Produktpalette immer schneller und umfangreicher anpassen. Da das Unternehmen mit vielen Zulieferern arbeitet, kommt dem reibungslosen und schnellen Bedarfsanforderungsprozess (BANF), der häufig auch projektspezifisch ist, eine sehr hohe Bedeutung zu. Mit IBM BAW (ehemals IBM Business Process Manager, BPM), einer Plattform zum Geschäftsprozessmanagement, sollte die BANF-Abwicklung transparenter und schneller erfolgen. Die Lösung überzeugte – die Optimierung weiterer Geschäftsprozesse ist in Planung

Das Unternehmen arbeitete bisher mit einem papierbasierten Bedarfsanforderungsprozess. Hierbei verwendeten alle Mitarbeiter in den Werken und in den Zentralbereichen zur Bedarfsanforderung ein komplexes Papierformular, in dem ihre Anforderungen, die konkreten Kennzahlen und Begründungen angegeben wurden. Das ausgefüllte Papier ging im Anschluss in den Genehmigungsprozess, der – je nach Anforderung – mehrere Standorte durchlaufen musste. Der komplexe Prozess inkludierte bis zu sieben Freigabestufen mit Unterzeichnung durch die Verantwortlichen vom Kostenstellenleiter, Werkleiter, Controlling bis sogar teilweise hin zum Vorstand. Die nun genehmigte Bedarfsanforderung wurde im nächsten Schritt vom Einkauf bearbeitet, der nun auch die Bestellung beim Lieferanten auslöste.

Ein insgesamt aufwendiger und intransparenter Prozess, der die notwendige Schnelligkeit und Flexibilität des Unternehmens behinderte. Eine verlässliche Statusprüfung des Prozesses war nur mit großem Aufwand möglich. Oft gingen die Bedarfsanforderungen während des Prozesses verloren, so dass Störungen im produktiven Arbeitsprozess keine Seltenheit waren.

Um den Bedarfsanforderungsprozess (BANF) langfristig zu optimieren, wollte das Unternehmen die Prozessabwicklung durch geeignete technische Maßnahmen schneller und agiler gestalten. Mehrere unterschiedliche Lösungen standen auf dem Prüfstand, bis sich das Unternehmen 2014 schließlich für die IBM Business Automation Workflow (BAW) Plattform entschied. Dass die Entscheidung auf IBM BAW fiel, lag nicht nur an dem sehr guten Preis-Leistungsverhältnis. Vielmehr überzeugte die Plattform auch dadurch, dass unternehmensspezifische Prozessanwendungen schnell und kostengünstig implementiert werden können. Die vielfältigen Möglichkeiten zur Prozessanalyse und zum Prozessreporting waren darüber hinaus weitere gute Gründe für IBM BAW. Wir unterstützten das Unternehmen bei der Konzeption sowie der Implementierung und der Einführung der Plattform.

• Durch den mit dem IBM BAW System automatisierten Bedarfsanforderungsprozess haben sich viele Vorteile und ein großer Nutzen für das Unternehmen ergeben:
• Die Durchlaufzeiten der Bedarfsanforderung werden durch den elektronischen Workflow erheblich beschleunigt.
• Die Überprüfung des Status des Bedarfsanforderungsprozesses ist jederzeit in Echtzeit gegeben.
• Die Liegezeiten werden durch die Vertreterregelungen deutlich verkürzt.
• Die Änderbarkeit der Regeln ist durch das Controlling einfach möglich.
• Die Kollaborationsfunktionen im Prozessportal erlauben die Echtzeitkommunikation unter den beteiligten Mitarbeitern.
• Eine elektronische Übergabe an das SAP Bestellsystem ersetzt die Doppelerfassung durch den Einkauf und reduziert Fehler bei der Übertragung.

Besonders begeisterte die Mitarbeiter die komfortable Bedienoberfläche des Prozessportals. Zum Beispiel können Dokumente, die zu einem BANF gehören, dem Prozess im IBM BAW Portal mit nur wenigen Klicks revisionssicher zugeordnet werden. IBM BAW ist eine standardmäßig mehrsprachige Lösung, so dass jeder Mitarbeiter die BANF in seiner Landessprache stellen und bearbeiten kann. Durch diese intuitive und mitarbeiternahe Funktionalität konnte der spätere Schulungsaufwand der Mitarbeiter besonders kurz gehalten werden.

Nach der Einführung des Systems, plant das Unternehmen die Optimierung weiterer Kernprozesse und unterstützender Geschäftsprozesse. Angestrebt sind zum Beispiel die Einführung eines automatisierten Urlaubsantragsprozesses sowie die Automatisierung des Reiseantrags und der Reisegenehmigung. Die Optimierung weiterer wertschöpfender Geschäftsprozesse wird folgen.