Software Asset Management: für die effiziente Nutzung Ihrer Lizenzen

Was ist Software Asset Management?

Software Asset Management (SAM) verwaltet, kontrolliert und schützt Ihre Software- und Hardware-Assets in allen Phasen ihres Lebenszyklus Es ist eine wichtige Subdisziplin des IT-Asset-Managements (ITAM) und stellt das Gegenstück des Hardware-Asset-Managements (HAM) dar.

Durch eine aktive Kontrolle, automatisierte Beschaffung, Nutzung und Bereitstellung von Softwarelizenzen gelingt es Ihnen, Ihre Ausgaben zu minimieren und Ihr Lizenzbudget zu optimieren. SAM umfasst viele Bestandteile, wodurch Sie mit unserer Beratung stets den Überblick behalten.

• eine Übersicht über bestehende Verträge und Lizenzen erstellen
• vorhandene Quellen identifizieren, um die Softwarenutzung zu messen
• evaluieren des IST-Zustandes der Softwarenutzung in Ihrem Unternehmen
• eine Lizenzbilanz erstellen, die als Grundlage für nachhaltiges SAM dient

• auswählen und implementieren eines SAM-Tools zur fortlaufenden Sicherstellung von Compliance
• Software Mitarbeitenden oder Geräten zuordnen
• Prozesse definieren, um Software Compliance nachhaltig in Ihrem Unternehmen zu verankern
• ständigen Zugriff auf Lizenzkosten, die Nutzung von Software und den aktuellen Compliance Status ermöglichen

Asset Management

Sie erhalten eine strukturierte Übersicht über bestehende Software Assets als Vermögenswert Ihres Unternehmens.

Software, genauer gesagt die Nutzungsrechte dafür, stellt einen hohen Wert in Unternehmen dar. Nach dem Personal sind sie häufig der größte Kostenfaktor der IT. Diese Assets gilt es effizient zu verwalten und einzusetzen. Das ist jedoch nur durch eine Gegenüberstellung der aktuellen sowie der gewünschten Audit-sicheren Softwarenutzung möglich.

Lifecycle Management

Von der Implementierung bis zur Deinstallation – Alle Phasen der Nutzung werden von unseren Software Asset Managern begutachtet und dokumentiert.

Software Assets in Unternehmen durchlaufen verschiedene Phasen: von der Planung, über Einkauf, Bereitstellung, Pflege bis hin zur Stilllegung. Diese Phasen und deren Monitoring ist wichtig, da sie den Wert Ihrer Software im Unternehmen maßgeblich beeinflussen. Eine geplante Überlizenzierung kann einen sinnvollen „Puffer“, anstelle unnötiger Mehrausgaben bedeuten.

Sicherheit und Risikomanagement

Durch Transparenz erkennen wir Risiken und ergreifen so rechtzeitig entsprechende Maßnahmen.

Ob Sie eine Software nutzen dürfen, ist eine Frage der Lizenzbestimmungen der Hersteller sowie des Urheberrechts. Ein Verstoß – sei er auch unbeabsichtigt – stellt ein finanzielles Risiko dar, manchmal in erheblichem Ausmaß. Wenn Sie dieses Risiko kennen und minimieren, dann müssen Sie keine Kosten durch ein Audit fürchten.

Kostenoptimierung

Wie kann die Software effizient eingesetzt werden? Wir beleuchten alle Aspekte Ihrer Softwarenutzung.

Eine Kernaufgabe des Software Asset Managements ist es, die Kosten zu optimieren. Eine optimale Lizenzierung geht weiter als „nur“ Compliance zu gewährleisten. Es gilt, unter Berücksichtigung technischer rund administrativer Anforderungen, im Rahmen einer Lizenz- und Vertragsoptimierung die kosteneffizienteste Lizenzierung zu wählen.

Compliance

Durch fortlaufende Bewertung der eingesetzten Software halten Sie stets alle Lizenzbestimmungen ein.

Auch im Software Asset Management werden hohe Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz gestellt. In einigen Fällen ist die Involvierung des Betriebsrates notwendig – Insbesondere, wenn es um nutzerbezogene Software und deren Auswertung geht (Stichwort Metering). Ziel ist es immer, so wenig Daten wie möglich, aber so viele wie eben nötig zu verarbeiten. Somit verbessert sich für Organisationen die Datentransparenz. Zudem werden durch, die Einbindung eines SAM-Tool zentrale Informationen leichter und schneller verfügbar.

Prozessmanagement

Prozesse und Verantwortlichkeiten müssen klar definiert sein, damit keine Risiken durch Fehler oder Unwissenheit entstehen.

Software Asset Management ist ein kontinuierlicher Prozess. Dazu gehört es, Rollen und Verantwortlichkeiten zu definieren sowie Informationen zwischen Menschen, Systemen und Schnittstellen auszutauschen. Oft liegen alle relevanten Informationen für ein effektives SAM bereits vor und Sie müssen diese nur identifizieren, teilen und richtig interpretieren.