Neue Funktion Gruppenräume in Teams

Breakout Rooms sorgen für flexible Aufteilung in kleineren Arbeitsgruppen
Laptop auf Schreibtisch für interne Kommunikation

Meeting-Teilnehmer in kleinere Arbeitsgruppen aufteilen - Gruppenräume für Brainstorming, Diskussionen und mehr nutzen

In Microsoft Teams tut sich viel. Wünsche der Kunden werden umgesetzt, das muss man anerkennen. Als lang erwartete Funktion gelten die Gruppenräume. Bereits vorher über Umwege möglich, können Anwender jetzt die Gruppenräume direkt in dem Teams Online Meeting verwalten, Räume öffnen und schließen und die Teilnehmer flexibel zuweisen. So lassen sich jetzt Meeting-Teilnehmer in kleinere Gruppen aufteilen, etwa um Brainstorming Sessions oder Diskussionen in Arbeitsgruppen durchzuführen. Die Organisatoren können dann einfach zwischen den Gruppenräumen hin- und herspringen, Ankündigungen in allen Räumen gleichzeitig machen und alle jederzeit zum Hauptmeeting zurückholen. Stolperfallen sind dabei jedoch vorhanden. Gewusst wie: Sie lassen sich vermeiden.

Gruppenräume in MS Teams – Tolle Möglichkeiten mit Stolperfallen

Screenshot MS Office Gruppenräume

Geschlossene Räume können nicht konfiguriert aber ohne Teilnehmer nicht geöffnet werden

Die Funktion Gruppenräume war bereits über Umwege vorhanden: Anwender konnten aus verschiedenen Kanälen eines Teams jeweils ein Meeting starten und zwischen den Meetings hin und her wechseln. Jetzt können Anwender die Gruppenräume direkt in dem Teams Online Meeting verwalten, Räume öffnen und schließen und die Teilnehmer flexibel zuweisen. Vorab: Wer noch nicht vertraut ist mit den Gruppenräumen, kann sich zuerst dieses Video (Englisch) zur Ignite 2020 ansehen.

Wir wollen die Funktion näher unter die Lupe nehmen. Die erste Einschränkung der Gruppenräume ist, dass nur der Ersteller des Teams Meetings (Organisator) und nur im Desktop Client Gruppenräume erstellen, konfigurieren und Benutzer zuweisen kann. Sollte der Organisator verhindert sein oder eine andere Person das Online Meeting vorbereiten wollen - Fehlanzeige. Die Organisatorenrolle läßt sich leider nicht übertragen und es kann auch nur einen Organisator geben.

Gruppenräume lassen sich beim Erstellen eines Teams Meetings auch nicht vorbereiten. Allerdings kann man ein Meeting im Teams Kalender erstellen, dieses starten, die gewünschten Räume erstellen und benennen und wieder schließen. Mehr aber nicht.

Leider kann man keine Benutzer zuweisen und ohne Benutzer die Gruppenräume auch nicht starten. Gruppenräume haben aber, genau wie das Hauptmeeting, Einstellungen und einen Wartebereich. All dies lässt sich vorher nur vorbereiten, wenn man mit mindestens einer anderen Person (oder einem anonymen Gast Benutzer durch den Browser) in dem Meeting gemeinsam ist. Das müsste Microsoft nachbessern - auch Referenten sollten die Räume verwalten können und man muss sie unbedingt vor Beginn des Meetings aufsetzen und einstellen können.

Geisternutzer und Vorsicht Stummschaltung

Warum ist das so? Wie erwähnt, haben Gruppenräume ebenfalls Einstellmöglichkeiten wie Stummschaltung, Wartebereich oder die Einstellung, wer präsentieren kann. Hat das Hauptmeeting einen Wartebereich, haben die Gruppenräume diesen ebenfalls. Innerhalb einer Organisation kein Problem, denn die Einstellung zur Umgehung des Warteraums steht auf "Alle in meiner Organisation". Führt man aber beispielsweise ein Webinar mit externen Gästen durch, kann niemand das Meeting starten, bis der Referent oder Organisator das Meeting betritt. Die Einstellungen läßt sich ändern, aber erst, wenn der Raum geöffnet ist - und daher eben nicht vorbereiten.
 

Screenshot der Einstellungen in MS Office Gruppenräume

Einstellungen mit Stolpersteinen - das sollte man vorher üben

Auch die Einstellung "Participants can return to the main meeting" (auf Englisch, trotz deutscher Einstellungen) ist verwirrend. Hier geht es nicht darum, ob man den Wartebereich des Hauptmeetings umgehen kann - sondern ob man die Option angeboten bekommt, in den Hauptraum zurückzukehren, bevor ein Teilnehmer durch den Organisator zurückgeholt wird.

Oftmals will man, dass die Teilnehmer in den Gruppenräumen bleiben. Allerdings haben die Teilnehmer im Gruppenraum einen "Verlassen"-Knopf und drücken dann auf diesen, da angenommen wird, dann in den Hauptraum zurückzukehren. Man verlässt aber einfach das Meeting - und aus dem Hauptmeetings ist man ja auch raus. Da heißt es dann neu "einwählen".

Die Funktion der Gruppenräume sollte mit den Teilnehmern also unbedingt besprochen werden!
 

Screenshot MS Office Gruppenräume

Benutzer sollten nicht "voreilig" einen Raum betreten oder verlassen - das führt zum Herausfallen aus dem Meeting

Auch die Funktion "Automatically move participants to rooms" hält eine Stolperfalle bereit. Gemeint ist damit, dass die Teilnehmer nicht eine Aufforderung zum Raumwechsel erhalten, sobald dieser gestartet wurde, sondern dann auch automatisch in den zugewiesenen Raum verschoben werden. Das funktioniert auch. Wenn der Benutzer nichts drückt. Denn die Meldung für den Benutzer sagt "In 10 Sekunden automatisch in den Raum 1 wechseln" und er erhält eine Auswahl "Sofort wechseln". Dies führt aber zu einem vollständigen Verlassen des Meetings, wenn der Raum noch nicht bereit ist. Also lieber warten!

Screenshot MS Office Gruppenräume

Erneut teilnehmen hilft hier leider nichts - denn dies führt zu dem Gruppenraum und der ist ja bereits geschlossen

Gastbenutzer können sich dabei sogar "aufhängen", müssen also neu zugewiesen werden und die Räume haben "Geisternutzer". Die Empfehlung ist also, Teilnehmer drücken NICHTS aktiv, sondern werden in die Räume verschoben und zurückgeholt.
 
Der letzte Fallstrick ist die Stummschaltung - auch wenn man im Hauptraum auf stumm war aber die Möglichkeit hat, die Stummschaltung aufzuheben, ist man nach Rückkehr in den Hauptraum nicht mehr auf stumm. Das ist für viele Benutzer auch verwirrend.
 

Trotz aller Fallstricke - die Gruppenräume sind eine sehr gute und interaktive Möglichkeit, Online Meetings erfrischend zu gestalten. Man muss sie nur zu nehmen wissen - wir helfen gerne bei einem Konzept oder Schulung.

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Self-Sovereign Identity Teil 3: Eine neue Ära

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Informationen aus MS365 zusammen sammeln am Laptop mittels MS Graph
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Microsoft 365 Graph – Das Gateway zu Ihren Daten in M365

Microsoft Graph bildet eine einfache Option, auf Ihre Datenfülle in Microsoft 365, Windows 10 und Enterprise Mobility + Security zuzugreifen. Mit einfach erstellten Anwendungen können so Nutzer*innen zielgerichtet mit relevanten Informationen versorgt werden. Wir beraten Sie gern zu den vielzähligen Einsatz-Möglichkeiten und wie Sie diese in Ihrer Organisation gewinnbringend nutzen können.

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Neue Wege in Richtung Identity and Access Governance

Eine klar strukturierte Prozesslandkarte ist die Basis für IAG. Sie hilft das Governance adäquat und situationsgerecht im Unternehmen zu etablieren, Fachbereiche verantwortungsbewusst einzubinden und Identitäten und deren Berechtigungen vorgabengerecht sowie transparent zu bewirtschaften.

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Teamworkx Revision for Confluence

So bleiben Confluence-Wikis aktuell: Mit „Teamworkx Revision for Confluence“ werden Inhalte in Confluence kontinuierlich überwacht. Der automatisierte Nachbereitungs-Mechanismus erleichtert es den Autoren, Seiten zu aktualisieren, bevor die Inhalte veraltet sind.

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Ankündigung von Atlassian: Ein Jira für ALLE Teams

Ein Jira für ALLE Teams - Atlassian kündigt die Zusammenführung von Jira Work Management und Jira Software auf der Atlassian Team '24 an. Dieser strategische Schritt vereint die herausragenden Merkmale beider Plattformen, um eine optimierte, kollaborative und leistungsstarke Projektmanagementlösung zu schaffen.

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Dateizugriffsrechte verwalten mit Microsoft RMS – Teil 1

Diese Artikelserie befasst sich mit der Einrichtung und Verwendung der Rights Management Services (RMS) von Microsoft, die eine sichere Verschlüsselung von Dateien bieten.

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Sicherer Dateitransfer mit IBM Sterling Connect:Direct

Es gibt viele Möglichkeiten Dateien zwischen unterschiedlichen Systemen zu übertragen. Allerdings sind nur wenige davon zuverlässig, performant und sicher. IBM Sterling Connect:Direct kann hier als gutes Beispiel genannt werden, welches die genannten Anforderungen erfüllt.

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Wie definiert sich eine Informationsarchitektur und die Rolle eines Informationsarchitekten im SharePoint-Umfeld?

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Worauf müssen Sie sich einstellen, wenn bei Ihnen ein Audit ansteht? Das beantworten wir im Blog.

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Wir freuen uns sehr, dass wir die Stadt Zug als einen der ersten Kunden, welche die neuen Cloud-Regionen der Schweiz nutzen werden, auf dieser Reise begleiten dürfen.

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Manager presenting project strategy to coworkers, drawing hierarchy chart. Business colleagues in casual working together in contemporary office space. Presentation concept
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novaCapta mit Teams-Workshop auf Tagung

Einen intensiven Deep-Dive in gelungene Zusammenarbeit mit Microsoft Teams veranstaltet die novaCapta am 18. und 19. November auf der Tagung „Interne Kommunikation“ in Berlin

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Webinare zu Microsoft

Hören Sie hier die Neuigkeiten und Best Practices zu Microsoft Teams, Office 365 und Cloud mit vielen rechtlichen und technischen Aspekten.

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Die Customer Journey vom Informationsbedarf bis zum Kauf

Die Customer Journey ist von großer Bedeutung für eine herausragende Customer Experience. Dabei bedarf es möglichst viele positive Kundenerlebnisse bei den jeweiligen Touchpoint mit deinem Unternehmen zu generieren. In der neuesten Folge von insights! dreht sich alles um die Bedeutung, Marken und Produkte erlebbar zu machen, insbesondere im Zusammenhang mit der Customer Journey und der Customer Experience.